El Real Decreto 1007/2023, que aprueba el Reglamento de los sistemas informáticos de facturación, entra en vigor el 1 de enero de 2026 para empresas y el 1 de julio para autónomos en España. Esta normativa, parte de la Ley antifraude, incorpora el sistema VeriFactu, un nuevo modelo desarrollado por la Agencia Tributaria (AEAT) para garantizar la autenticidad y conservación íntegra de las facturas electrónicas. Sin embargo, a menos de tres meses de su entrada en vigor, las pymes y autónomos que utilicen programas sencillos como Excel o Word para facturar de forma manual no estarán obligados a implantar VeriFactu ni a generar el código QR asociado.
Aclaración clave sobre el alcance del reglamento
Ante la confusión creada respecto a la obligatoriedad de VeriFactu, la Dirección General de Tributos ha respondido a una consulta vinculante señalando que el reglamento no afecta a quienes usen procesadores de texto o hojas de cálculo únicamente para introducir datos, expedir, imprimir y conservar facturas. Esto excluye a aquellos que empleen programas como Excel o Word como meros talonarios o máquinas de escribir manuales.
Víctor Pérez, presidente de Adiss, empresa especializada en tecnología para pymes y despachos, indicó: «El mensaje generalizado de que siete millones de empresas y autónomos están obligados a tener VeriFactu ha generado miedo y confusión». Según Pérez, la clave está en si el software utilizado se considera un Sistema Informático de Facturación (SIF), que implica automatización avanzada. «Si se usan sumatorios complejos o generación automática de modelos fiscales, entonces sí se entra en la obligación de cumplir con VeriFactu y generar código QR», precisó.
Diferencias entre facturación manual y automática
Este matiz es crucial para muchos autónomos y pequeños negocios que solo emiten unas pocas facturas al mes, que podrán continuar con su método manual sin necesidad de adaptarse al nuevo sistema. Además, para los obligados a implantar un SIF que facturan poco o no quieren invertir en software, la Agencia Tributaria ofrece una aplicación gratuita para emitir facturas conforme a la regulación.
Gran parte de la preocupación surge porque la AEAT podrá revisar si los programas usados se ajustan a los requisitos de un SIF. No obstante, si no se emplean fórmulas complejas o funciones avanzadas, no deberían exigir modificaciones. Como recordó Víctor Pérez, «el reglamento persigue los sistemas que facilitaban la contabilidad B, no la facturación manual sencilla».
Consecuencias legales y funcionamiento de VeriFactu
Los incumplimientos con VeriFactu conllevan sanciones severas: hasta 150.000 euros de multa para fabricantes que vendan software no homologado y hasta 50.000 euros para empresas y autónomos que lo utilicen.
VeriFactu obliga a que los SIF impidan modificar o borrar facturas una vez emitidas y que generen un código QR que refleje si la factura ha sido comunicada a Hacienda. Aunque la comunicación de facturas a la AEAT será voluntaria fuera del País Vasco, Hacienda pondrá el foco en inspecciones a quienes no transmitan sus registros en tiempo real. La norma no cambia la forma habitual de envío de facturas, que seguirán siendo PDF o impresas, pero sí garantiza su inalterabilidad una vez generadas.
Implicaciones prácticas para las empresas y asesorías
La recomendación para quien use un SIF es trabajar con proformas antes de emitir facturas definitivas inmodificables y comunicadas a Hacienda. Aunque se anuncia una reducción del trabajo administrativo, el proceso no será totalmente automático, pues las facturas recibidas deben conservarse en soporte original para fines fiscales, lo que limita el ahorro en personal contable.
En este escenario, Adiss busca colaborar con las empresas fomentando la formación y la mejora de gestión. Según su presidente, «la inversión en un SIF debe verse como una oportunidad para mejorar rentabilidad y procesos internos, no solo como una obligación normativa». Además, su solución es agnóstica y compatible con los programas de asesorías, facilitando su adopción en el tejido empresarial.
