El Pleno del Ayuntamiento de Las Palmas de Gran Canaria, en su sesión ordinaria de mayo de 2026, ha aprobado inicialmente el nuevo Reglamento del Archivo Municipal, una normativa impulsada por la Concejalía de Presidencia, Hacienda, Modernización, Recursos Humanos y Aguas que regulará la gestión integral de los documentos municipales a lo largo de todo su ciclo de vida. Esta medida busca reforzar la transparencia y asegurar el acceso telemático de la ciudadanía al patrimonio documental local.
Gestión documental adaptada a la administración electrónica
El nuevo reglamento responde a las exigencias derivadas de la transformación digital de la administración pública y a la implantación del proyecto LPA-Digital. Incorpora medidas específicas para la gestión, conservación y acceso de los documentos electrónicos generados por el Ayuntamiento, adaptando la gestión archivística a las nuevas tecnologías.
Francisco Hernández Spínola, concejal de Presidencia, Hacienda, Modernización, Recursos Humanos y Aguas, declaró que “la sociedad de la información y el conocimiento en la que nos encontramos exige una información abierta y accesible sobre la documentación que genera y custodia el Ayuntamiento”, y recordó que “este derecho está reconocido constitucionalmente y también por la legislación sobre patrimonio documental”.
El concejal destacó que “resulta muy oportuno aprobar en este momento este reglamento, que permitirá garantizar los derechos de acceso de la ciudadanía y avanzar hacia un archivo municipal más transparente”, así como que esta norma “coincide con la implantación del proyecto LPA-Digital, lo que la convierte en un instrumento imprescindible para la modernización de la administración municipal”.
Estructura y funciones del archivo municipal
El reglamento establece un marco ordenado para el manejo documental en todas las fases, desde la creación y tramitación hasta la conservación o eliminación conforme a criterios técnicos y legales. Se fundamenta en el artículo 105.b de la Constitución Española, que reconoce el derecho de acceso a los archivos administrativos, y en la legislación de Canarias sobre transparencia y patrimonio documental.
Se define un sistema de archivo con dos niveles: los Archivos de Oficina, que custodian los documentos en las unidades administrativas hasta su transferencia, y el Archivo General, que ejercerá como archivo intermedio e histórico, garantizando la conservación del patrimonio documental para la administración, la ciudadanía y la comunidad investigadora.
Además, la normativa crea la Comisión de Valoración Documental, órgano encargado de fijar los criterios para la valoración, conservación y eliminación de series documentales. Dentro de sus funciones está la aprobación de calendarios de conservación y tablas de valoración documental, asegurando que ningún documento pueda ser destruido sin un análisis previo de sus valores administrativos, legales o históricos.
Acceso telemático y difusión cultural de la documentación
El reglamento regula que las solicitudes y consultas a los archivos se realizarán preferentemente de forma telemática a través de la sede electrónica municipal, en línea con la estrategia de modernización digital del Ayuntamiento. Además, se prevén mecanismos para facilitar la consulta presencial y la difusión del patrimonio documental mediante publicaciones, exposiciones, visitas guiadas y actividades divulgativas.
Con la aprobación inicial, el expediente ha iniciado el periodo de información pública y audiencia a las personas interesadas durante 30 días, un trámite previo necesario para su aprobación definitiva por el Pleno municipal.
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